Il D.lgs. n. 127/2015 ha esteso la possibilità di utilizzare il Sistema di Interscambio per la trasmissione di fatture elettroniche anche ad imprese e professionisti (cosiddette fatture B2B).
Il nostro servizio si è adeguato di conseguenza, consentendo di inviare fatture elettroniche anche a soggetti diversi dalla PA.
N.B.: la trasmissione di tali fatture avverrà esclusivamente per il tramite del Sistema di Interscambio, già utilizzato per le fatture destinate alla Pubblica Amministrazione.

Le fatture elettroniche PA continuano ad essere gestite con le modalità ed alle condizioni già in vigore.

Come si invia una fattura elettronica ad un privato

Per inviare una fattura elettronica ad un privato utilizzando il nostro servizio potrete seguire le stesse procedure utilizzate per le fatture indirizzate alle PA.
Per quanto riguarda i dati richiesti, per l’invio di una fattura B2B è necessario che in fattura vanga inserita una delle seguenti indicazioni:

1. Codice identificativo univoco del destinatario, se il destinatario ne è in possesso;
2. In alternativa al Codice identificativo univoco, indirizzo PEC del destinatario. In tal caso occorre indicare come codice identificativo univoco il valore ‘0000000’ (7 zeri)

Se si utilizza il Data Entry Cliente, queste informazioni potranno essere inserite negli appositi campi previsti dalla form di imputazione.
Se si utilizza il Data Entry Zucchetti le informazioni potranno essere messe in evidenza in qualsiasi punto del documento inviato.

Cosa cambia nel servizio

Per gestire la nuova tipologia di destinatari, in fase di inserimento di nuovo documento è stata inserita una opzione che permette di precisare se il destinatario è una PA oppure un soggetto diverso (PR-Privato).
Inoltre, solo se il destinatario scelto è PR-Privato e la modalità Data Entry Cliente, nella maschera di imputazione dati la sezione Cessionario prevede nuovi campi per consentire l’indicazione delle informazioni tipiche dei soggetti privati.
Le funzioni relative a fatture B2B sono disponibili in Gestione Fatture, al pari di quanto avviene per le fatture PA.

Caratteristiche del servizio

La gestione delle fatture B2B avviene con le stesse modalità utilizzate per la fatture PA:

• Formato: le fatture vengono predisposte in formato xml, con il tracciato record richiesto dal sistema di interscambio per le fatture verso imprese e professionisti (versione FEPR12);
• Trasmissione: i file delle fatture in formato xml vengono inviati al Sistema di Interscambio, il quale li sottopone ad un controllo di correttezza formale; se i file sono formalmente corretti il Sistema li inoltra al destinatario;
• Esito: l’esito della trasmissione è notificato al soggetto emittente con le stesse modalità utilizzate per le fatture PA, quindi: notifica RC per l’avvenuta consegna; notifica NE per la risposta (accettazione/rifiuto) da parte del destinatario; notifica DT in caso di mancata risposta, entro 15 giorni, da parte del destinatario; ecc..

Le funzionalità operative a disposizione del cliente del servizio sono le stesse già attive per la fattura PA:

• Inserimento fattura in modalità DEC, DEZ, Importazione XML, a scelta del cliente;
• Firma delle fatture con le medesime modalità in essere per le fatture PA;
• Verifica dello stato avanzamento fattura, attività sulla fattura successive all’inserimento, consultazione delle notifiche: mediante apposite funzioni disponibili in Gestione Fatture.

Prezzi

I prezzi e le condizioni commerciali delle fatture B2B sono i medesimi in vigore per le fatture PA.
I pacchetti di fatture, sia quelli acquistati in futuro sia quelli acquistati in passato ed ancora disponibili, potranno essere utilizzati indifferentemente per la gestione sia di fatture PA sia di fatture B2B.

Condizioni

Alla gestione delle fatture B2B si applicano le stesse condizioni di servizio già in essere per le fatture PA, quindi non è richiesta sottoscrizione di un nuovo contratto.
Nel caso in cui un’azienda abbia delegato a Zucchetti l’emissione (firma) delle fatture elettroniche PA, per poter gestire fatture elettroniche B2B dovrà sottoscrivere una nuova delega che estenda l’incarico anche alle fatture B2B.

Per gestire il passaggio dal vecchio al nuovo formato fatturaPA il Sistema di Interscambio non accetterà nuove fatture nel periodo dall'1 al 9 gennaio 2017.
Di conseguenza, l'operatività del nostro servizio sarà così strutturata:

• Fatture in modalità Data Entry Zucchetti
  
  
  • Il servizio Fatturazione PA del Supermercato dell'informazione NON ACCETTERA' NUOVE FATTURE dalle 12,30 di martedì 28 dicembre sino alle 8,30 di lunedì 2 gennaio 2017.
  
  
  • Nei giorni 28 pomeriggio, 29, 30 dicembre Zucchetti gestirà le fatture pervenute; eventuali errori o rettifiche alle fatture xml generate dovranno essere segnalati da parte dei clienti entro le 12,30 di venerdì 30 dicembre.
    
    
    Le fatture non confermate (se firma Zucchetti) o delle quali non sia stato restituito il file firmato (se firma cliente) entro il 31/12 saranno annullate e dovranno essere inserite ex novo -con conseguente ulteriore addebito- dal 2 gennaio 2017.
  
  
  • A partire dal 2 gennaio 2017 potranno essere caricate nel servizio nuove fatture; Zucchetti le gestirà e produrrà il file xml che i clienti potranno approvare o firmare; tuttavia questi verranno trasmessi al Sistema di Interscambio solamente da lunedì 9 gennaio.
  
  
  • Le notifiche di esito, relative a fatture trasmesse al Sistema di Interscambio prima della sospensione, continueranno ad essere evase senza alcuna interruzione.
  
  
• Fatture in modalità Data Entry Cliente / Importazione XML
  
  
  • Il servizio Fatturazione PA del Supermercato dell'informazione continuerà ad accettare nuove fatture.
  
  
  • Tuttavia, soltanto Le fatture confermate (se firma Zucchetti) o restituite firmate (se firma cliente) ENTRO VENERDÌ 30 DICEMBRE verranno trasmesse al Sistema di Interscambio prima della chiusura.
    
    
    Le fatture chiuse e trasmesse oltre questo termine saranno respinte dal Sistema d'Interscambio e dovranno essere inserite ex novo, con conseguente ulteriore addebito.
  
  
  • A PARTIRE DAL 2 GENNAIO 2017 POTRANNO ESSERE CARICATE NEL SERVIZIO NUOVE FATTURE; i file xml generati, tuttavia, verranno trasmessi al Sistema di Interscambio solamente da lunedì 9 gennaio.
  
  
  • Le notifiche di esito, relative a fatture trasmesse al Sistema di Interscambio prima della sospensione, continueranno ad essere evase senza alcuna interruzione.
  
  

Per evitare che la generazione del file xml subisca blocchi o rallentamenti vi raccomandiamo di verificare preliminarmente che la fattura soddisfi tutti i requisiti richiesti dal Sistema d'Interscambio, in particolare che vengano superati i nuovi controlli su prezzi, sconti, imponibile, iva (si rimanda alle guide disponibili nella sezione Novità del servizio).

Zucchetti mette a disposizione dei propri clienti il prototipo del Manuale della conservazione che, per ciascuna azienda, deve essere curato dal Responsabile della conservazione. Vai alla pagina dedicata "Manuale della conservazione".

La modifica interessa i soggetti che gestiscono più aziende (studi commercialisti, centri servizi, gruppi di aziende...).
Gli avvisi relativi a nuove notifiche vengono sempre inviati al titolare della SdiCard (azienda principale), anche se le notifiche sono relative a fatture emesse dalle aziende da lui gestite (aziende secondarie).
La nuova funzionalità consente di far trasmettere gli avvisi direttamente ANCHE alle aziende secondarie (oltre che alla principale).

L'email inviata alle aziende secondarie –diversamente da quella inviata alla principale- è il più possibile anonima, ovvero: non contiene loghi né grafica né firma Zucchetti.
Verranno inviati alle aziende secondarie SOLAMENTE gli avvisi relativi a notifiche positive: Ricevute di consegna, Notifiche di accettazione, Notifiche di Decorrenza termini.
NON verranno inviati avvisi di Scarto o Notifiche di rifiuto, che continueranno a pervenire soltanto all'azienda principale (titolare della SdiCard).
L'inoltro degli avvisi è attivabile singolarmente per ciascuna azienda secondaria, e può essere disattivato in qualunque momento.

Per attivare l'inoltro: accedere a Gestione Aziende, richiamare l'azienda dall'apposita tendina, impostare lo specifico flag e premere sul bottone Conferma.
Per disattivarlo sarà sufficiente deselezionare il flag e premere Conferma.

Da alcuni mesi il Sistema di Interscambio ha introdotto una serie di nuovi controlli sul contenuto delle fatture. Sino ad oggi, a fronte di un esito negativo di tali controlli il Sistema emette delle semplici segnalazioni; dal prossimo 1° dicembre, invece, bloccherà e respingerà la fattura errata.

Tra i nuovi controlli introdotti, quelli più problematici sono i seguenti:

1. Controllo di correttezza del prezzo totale: in ciascuna linea di dettaglio, il prezzo totale indicato deve corrispondere a quello risultante moltiplicando il prezzo unitario per le quantità, tenendo conto degli eventuali sconti/maggiorazioni.
2. Controllo di correttezza dell'imponibile: l'imponibile indicato in ciascun blocco di riepilogo deve corrispondere alla somma dei prezzi totali di tutte le linee di dettaglio, nonché degli eventuali contributi previdenziali, aventi la stessa aliquota iva del blocco riepilogo.
3. Controllo di correttezza dell'imposta: l'iva indicata in ciascun blocco di riepilogo deve corrispondere a quella calcolata applicando l'aliquota indicata all'imponibile.

Per prevenire lo scarto della fattura, Zucchetti attiverà nelle sue procedure gli stessi controlli del Sistema, con modalità differenti a seconda della modalità di gestione, e li renderà operativi dal 1° dicembre:

DATA ENTRY CLIENTE
Nella form di inserimento dati verranno attivati opportuni controlli. In presenza di errori il cliente verrà invitato a verificare i dati inseriti. La fattura non potrà essere chiusa sino a che non verranno rimossi gli errori.

DATA ENTRY ZUCCHETTI
Il cliente dovrà redigere l'originale della fattura in modo che siano soddisfatti tutti i vincoli imposti dai nuovi controlli. Qualora il personale Zucchetti, durante l'inserimento dati, dovesse riscontrare la presenza di errori, li segnalerà via email al cliente. Il cliente dovrà correggere i dati riportati sul documento e ricaricare nel servizio il documento così modificato.

IMPORTAZIONE XML
In tal caso i controlli sono completamente a carico del cliente.

E' evidente che in caso di errori si allungheranno sensibilmente i tempi di emissione della fattura; è quindi importante impostare correttamente i dati all'origine.

Per chiarire modalità e caratteristiche dei controlli e l'impostazione da dare alle fatture, proponiamo 4 sintetiche schede esplicative.

• I nuovi controlli sugli arrotondamenti
• Lo sconto nella fattura PA
• Arrotondamenti e sconto
• I controlli sull'imponibile

Dal 13/06/2016 vengono introdotte alcune novità relative al servizio di conservazione digitale, che richiederanno una modifica della delega da lei precedentemente sottoscritta.

La variazione non comporta alcun cambiamento nella modalità di erogazione del servizio, che continua ad essere completamente automatizzato ed a carico di Zucchetti spa, ma si rende necessaria per il rispetto della normativa
Le "Linee Guida sulla conservazione digitale" emanate da AGID(1), relative al DPCM 3 dicembre 2013, hanno chiarito che il Responsabile della Conservazione deve essere una persona appartenente all'organizzazione del proprietario dei documenti conservati.
La norma si applica a tutti i soggetti (pubblici e privati) e Zucchetti S.p.A., nella sua qualità di Conservatore accreditato, è maggiormente tenuta ad aderirvi(2).

A seguito della modifica Zucchetti non potrà più rivestire il ruolo di responsabile del processo di conservazione; potrà invece operare –continuando a svolgere il servizio con le stesse modalità– come affidatario incaricato dello stesso processo di conservazione.

Cosa occorre fare:

• Individuare il Responsabile della conservazione (dovrà essere scelto tra le persone della sua organizzazione -amministratori, titolari, dipendenti ...);
• Dal servizio Fattura PA del Supermercato dell'informazione, accettare le nuove condizioni di servizio e scaricare il modulo per l'affidamento del processo di conservazione;
• Far sottoscrivere il modulo dal Responsabile della conservazione ed inviarlo all'indirizzo PEC: attivazionefepa@legal.zucchetti.it

Il Responsabile della conservazione
La figura del Responsabile della conservazione è descritta nell'art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013 "Regole tecniche in materia di sistema di conservazione...", pubblicato in G.U. n.59 del 12/03/2014.
L'art. 7 ne riporta competenze e responsabilità.
E' però importante sapere che l'art. 6 del medesimo provvedimento consente al Responsabile di delegare il processo di conservazione ad un soggetto esterno, mediante contratto o convenzione di servizio.
Con le nuove condizioni di servizio, il responsabile della conservazione della tua impresa conferirà alla Zucchetti la delega a svolgere l'intero processo di conservazione. Di fatto, quindi, dal punto di vista strettamente operativo tutte le attività operative necessarie alla conservazione continueranno ad essere svolte da Zucchetti S.p.a..




(1) Le linee guida sono scaricabili all'indirizzo di seguito riportato: http://www.agid.gov.it/sites/default/files/linee_guida/la_conservazione_dei_documenti_informatici_rev_def_.pdf
(2) Come forse saprà, Zucchetti S.p.A. è stata nominata dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AGID) Conservatore accreditato perché in possesso dei requisiti di livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza nel trattamento dei dati.

In occasione del rinnovo della grafica del servizio è stata introdotta, per le fatture rifiutate dalla PA, la possibilità di scegliere se:

• procedere direttamente con il rifacimento della fattura stessa (opzione già presente in precedenza)
• archiviare in conservazione digitale la fattura rifiutata e procedere all'invio di una nuova fattura con diversa numerazione; questo richiederà l'emissione di una nota di credito a storno della fattura rifiutata.

La scelta viene esercitata dall'utente mediante appositi bottoni presenti in Gestione Fatture, in corrispondenza delle fatture rifiutate dalla PA.

IMPORTAZIONE XML
Introdotta la nuova modalità Importazione XML per l'inserimento delle fatture, in aggiunta al Data Entry Zucchetti ed al Data Entry Cliente.

N.B.: il file XML deve rispettare le specifiche tecniche operative del formato della fattura del Sistema di Interscambio vigenti al momento del caricamento.

Zucchetti provvederà alla trasmissione del file XML al Sistema di Interscambio e si occuperà della gestione delle notifiche di risposta provenienti da quest'ultimo, nonché della conservazione digitale della fattura.
Dato che il file XML viene generato a cura del cliente, Zucchetti non esegue alcun tipo di controllo sui dati in esso contenuti.

PACCHETTO "100 FATTURE" PER LA MODALITA' DATA ENTRY CLIENTE
Aggiunto ai pacchetti di fatture già disponibili per la modalità Data Entry Cliente un nuovo taglio: il pacchetto di 100 fatture elettroniche.

INTRODUZIONE DELLA SCADENZA DI 12 MESI PER TUTTI I PACCHETTI ACQUISTATI
I pacchetti di fatture acquistati a partire dal 16 settembre 2015, di qualsiasi taglio e per ogni modalità operativa, avranno scadenza di un anno.
Superata la data di scadenza, le fatture del pacchetto non utilizzate non potranno più essere utilizzate.
Le nuove fatture inserite, in presenza di pacchetti con scadenze diverse, andranno a ridurre la disponibilità del pacchetto più prossimo alla scadenza.
In conseguenza di tale modifica è stata adeguata la sezione Utilizzo Pacchetti Fatture.

Per maggiori dettagli consultare le Modalità di utilizzo.

Modificate le condizioni di utilizzo del servizio:

• il servizio di fatturazione elettronica PA può essere erogato solo in abbinamento ad uno specifico contratto di conservazione digitale con Zucchetti spa;
• nel caso in cui il Cliente gestisca anche fatture di terzi, con relativa conservazione, è necessaria la nomina di Zucchetti quale Responsabile della Conservazione da parte di ciascuno di detti soggetti terzi (art. 6, commi 5 e 6 e art. 7 del DPCM 3/12/2013).

Prevista la possibilità anche per chi gestisce fatture di terzi (studi commercialisti, associazioni, gruppi di aziende ...) di incaricare la Zucchetti quale emittente della fattura; Zucchetti, pertanto, provvederà a firmare digitalmente le fatture emesse per conto del cliente.

Inserita nel menù la nuova voce "Gestione aziende" che permette di:

• richiedere l'allineamento delle aziende già esistenti alle nuove condizioni di utilizzo;
• codificare nuove aziende (solo per clienti che gestiscono fatture di terzi)
• attribuire a Zucchetti la delega all'emissione e firma delle fatture (per chi ha la firma in proprio)
• gestire i dati dell'azienda che verranno utilizzati nella redazione delle fatture (per data entry cliente)

Il rifacimento della fattura comporta la riduzione di una unità del numero di documenti disponibili, non viene più scalato dal saldo della Sdicard.

A partire dal 2 Marzo sarà in vigore il nuovo listino prezzi del servizio:

Data entry zucchetti

Data entry cliente

Obbligo di esposizione dell'iva in fattura secondo il meccanismo della scissione dei pagamenti.

Sono state emanate le disposizioni operative per l'emissione delle fatture assoggettate al meccanismo dello “split payment” (art. 17-ter D.P.R. 633/1972). Il sistema di gestione della fattura PA è stato conseguentemente adeguato.

Per i clienti che utilizzano il Data Entry Zucchetti:
è sufficiente indicare nella fattura l'annotazione “scissione dei pagamenti”.

Per i clienti che utilizzano il Data Entry Cliente:
è stato aggiunto il valore “S” tra quelli ammissibili per il campo Esigibilità IVA, contenuto nel blocco Dati Riepilogo (in aggiunta ai valori “I-immediata” e “D-differita”). In presenza di aliquote diverse, il valore “S” dovrà essere impostato per ogni blocco Dati Riepilogo compilato.

La nuova sezione ha lo scopo di consentire la memorizzazione dei dati che si ripetono nelle diverse fatture emesse da una medesima azienda. In tal modo, in occasione dell'inserimento fatture tali dati risulteranno già compilati, con un notevole risparmio di tempo e la riduzione di errori di digitazione.
N.B.: la funzione è attiva solamente per le fatture gestite nell'ambito del Data Entry Cliente.

Come accedere alla sezione Dati Azienda

1. In occasione dell'inserimento di una nuova fattura:
   dopo aver confermato l'inserimento di una nuova fattura,si accede ad una pagina nella quale è possibile scegliere se
   
   1. andare prima all'archivio Dati Azienda, compilare i dati, e successivamente proseguire con l'inserimento degli altri dati della fattura. In tal modo tutti i dati inseriti nell'archivio verranno ripresi anche su eventuali fatture successive, evitando di doverli reinserire;
   2. andare subito alla Compilazione Form per l'inserimento dei dati della specifica fattura. In questo modo tutti i dati inseriti vengono memorizzati esclusivamente sulla specifica fattura, e non potranno essere ripresi da eventuali fatture successive
2. in qualsiasi momento, da Gestione Fatture:
   Cliccando sul link Per accedere all'archivio ai dati anagrafici e di pagamento dell'azienda selezionata si raggiunge la nuova sezione Dati Azienda. Qui sarà possibile inserire e/o modificare i dati anagrafici e/o pagamenti delle aziende già presenti, salvarli per poi andare a riprenderli anche sulle fatture già presenti e ancora in stato “bozza”.

Funzionalità della sezione Dati Azienda

La sezione ricalca organizzazione, grafica, funzionalità della form per l'inserimento dati fattura. E' divisa in due moduli: Dati Anagrafici e Dati Pagamenti.

Modulo Dati Anagrafici

La scheda Intestazione permette di inserire o modificare il set dei dati anagrafici presenti nella omonima sezione della fattura elettronica PA. La scheda Salva Dati Anagrafici permette di: eseguire il semplice salvataggio dei dati. Grazie a questa funzione è possibile, in qualsiasi momento, interrompere il lavoro di inserimento dati e salvare quanto fatto, per poi riprendere più tardi (funzione “Salva”). Attenzione: i dati salvati saranno utilizzati (anche se incompleti) per le nuove fatture che dovessero essere caricate nel frattempo. eseguire il salvataggio e portare i dati inseriti anche sulle bozze di fattura già esistenti , a condizione che non siano già state chiuse (funzione “Salva e diffondi”). Questa funzione dovrà quindi essere utilizzata quando si sia certi di aver ultimato l'inserimento dati. In ogni caso, prima del salvataggio è indispensabile eseguire la verifica di correttezza dei dati (esattamente come nella form di gestione fattura). Gli eventuali errori rilevati vengono elencati a video e l'utente, per poter salvare i dati, dovrà provvedere a rimuoverne le cause.

Modulo Dati Pagamenti

La scheda Dati Pagamento consente l'inserimento delle informazioni relative ai diversi canali utilizzati dall'azienda per ricevere i pagamenti da parte dei propri clienti (es.:Iban). Naturalmente, non vengono memorizzati i dati relativi alla specifica fornitura (es.: l'importo o la data scadenza), che dovranno essere aggiunti in fattura di volta in volta. La scheda Salva Dati Pagamento non prevede modalità alternative, ma si limita a consolidare i dati inseriti sino a quel momento. L'importazione dei dati di pagamento nelle fatture avviene nello stesso modo per nuove bozze o per bozze già esistenti che si intende modificare. Nella sezione Dati Pagamento della form di gestione fattura è stato inserito un link: Per importare i dati dall'anagrafica azienda clicca qui >>>. Cliccando sul link si apre una finestra all'interno della quale compaiono le modalità di pagamento memorizzate; si potrà così decidere quali modalità mettere a disposizione del cliente per il saldo di quella particolare fattura. In relazione ai Dati Pagamento è stata introdotta una ulteriore novità : la possibilità di gestire sulla stessa fattura più modalità di pagamento alternative. La scheda Dati Pagamento, sia in Dati Azienda sia nella form di gestione fattura, è stata modificata. Sono ora previste tre sezioni: pagamento completo; pagamento rateale; anticipo. Ciascuna delle tre sezioni prevede lo stesso set di dati. Il set di dati non è variato rispetto alla precedente versione. Con questa nuova organizzazione è possibile inserire in fattura diverse modalità di pagamento, anche dello stesso tipo, da mettere a disposizione della PA cliente per il saldo di quella particolare fattura (esempio: se si intrattengono conti correnti con diverse banche si potranno indicare altrettante modalità di bonifico, ciascuna con un proprio codice Iban).

Nuova versione del tracciato XML della Fattura PA

A partire dal 2 febbraio 2015 è in vigore la nuova versione 1.1 del tracciato xml della fattura PA. Di seguito le modifiche rilevanti in fase di inserimento dati: Dati Bollo: eliminato il campo “numero Bollo” sostituito dall'indicazione “Bollo virtuale Si/No”. Non è quindi più necessario riportare la notazione “DM 17 giugno 2014” . Gestione dell'inversione contabile (reverse charge): è stato eliminato il campo “Norma di riferimento” nei Dati Generali del Documento; è stata aggiunta una specifica codifica ai valori selezionabili nel campo Natura per ciascuna linea di dettaglio. In tal modo, l'indicazione di tale particolare regime avviene a livello di singola riga di fattura, mentre prima era possibile farlo soltanto per l'intero documento. Il campo Descrizione nel dettaglio di ciascuna linea passa da 100 a 1000 caratteri. Viene data la possibilità di inserire ulteriori campi per la Causale presente nei Dati Generali. E' quindi possibile gestire causali di notevole estensione, la cui lunghezza eccede i limiti del singolo campo. Modalità di pagamento: aggiunte quattro nuove modalità: MP18- Bollettino di c/c postale; MP19-SEPA direct debit; MP20- SEPA direct debit core; MP21- SEPA direct debit b2b.